Администратор

Выполнение задач, поставленных руководством и непосредственным руководителем.
Обеспечение входящих и исходящих звонков руководства, организация конференц- (многосторонних) звонков руководства.

Учет и распределение поступающей информации, касающейся руководства, своевременная передача документов, сообщений и информации руководству (письменно или устно).

Осуществление технической помощи руководству (копирование, печать, сканирование и пр.).

Планирование, координация и ведение рабочего графика руководства: организация внешних и внутренних встреч, телефонных переговоров, собеседований; ведение и корректирование рабочего календаря руководства.
Ведение телефонной и информационной базы руководства (контакты, дни рождения клиентов).

Организация приема посетителей руководства: заказ пропусков и сопровождение посетителей, отслеживание состояния переговорных комнат до и после приема клиентов (чистота, отсутствие лишних документов, наличие канцелярских принадлежностей и их функциональность).

Ведение расписания переговорных комнат.

Отслеживание поступления документов, корреспонденции и печатных изданий для руководства, своевременная их передача. Контроль и координация получения и отправки входящей и исходящей корреспонденции руководства (документы, письма, факсы, письма по электронной почте).

Составление и редактирование деловых писем для руководства.

Контроль сохранности документов в приемной руководства.

Соблюдение конфиденциальности входящей и исходящей информации.

Координация работы водителей руководства (координация маршрутов, оповещение водителей о выходе руководства из здания, координация замещения водителей).

Организация поездок и командировок руководства (осуществление визовой поддержки, бронирования гостиниц, организация трансфера, программы поездок ). Выполнение других поручений непосредственного руководства.

Ведение документации,проведение инвентаризаций