Руководитель административного отдела

- Успешное проведение и организация занятий для взрослых и детей, способствующих их языковому развитию, повысив средний языковой уровень учеников на 15–20%.
- Адаптация учебных материалов под 4 возрастных групп и 3 уровня владения языком: сокращение времени достижения цели на 2–3 мес.
- Эффективная оценка и отслеживание прогресса учащихся, что позволяло адаптировать уроки и достигать лучших результатов, вовлеченность и участие выросли на 30%.
- Поддержка мотивации и интереса учащихся к изучению английского языка, что способствовало их активному участию на занятиях.
- Организация и проведение внеклассных мероприятий, которые увлекательно и интерактивно расширяли знания и навыки учащихся в английском языке.

- Установила и поддерживала эффективные деловые отношения с иностранными поставщиками брендовой одежды и аксессуаров класса люкс. Вела портфель из 15+ иностранных поставщиков брендов класса люкс (Италия, Франция), что обеспечило 95% ассортиментного ряда.
- Оптимизировала логистические процессы, что привело к сокращению времени доставки и улучшению качества обслуживания клиентов.
- Систематически готовила еженедельные отчеты по закупкам (бюджет, выполнение плана, динамика цен) и поступлениям, что позволило руководству оперативно принимать решения и сократить перерасход бюджета на 10% за счет повышения финансовой прозрачности.
- Выполняла на высоком уровне аналитические поручения руководителя.

Оптимизация процессов закупок и работы с поставщиками.
- Автоматизация и цифровизация: Инициировала и внедрила систему автоматического формирования логистических и металлических заказов, что сократило время на рутинную операцию на 90% и минимизировало ошибки.
- Управление поставками: Систематизировала работу с просроченными поставками через ежедневный мониторинг отчетов и проактивную коммуникацию с поставщиками. В результате доля поставок «вовремя и в полном объеме» выросла с 70% до 80% за 1 год.
- Работа с поставщиками и договорами: Обеспечила регистрацию, проверку и архивацию 300+ договоров ежемесячно что исключило финансовые и репутационные риски для компании. Обработка заявок на закупку по потребностям от производств, формирование 150+ заказов ежемесячно в системе Оракл, 1С, полный цикл сопровождения поставок

Управление запасами и номенклатурой.
- Оптимизация базы данных: Провела полную ревизию и оптимизацию номенклатурной базы товаров (более 10 000 позиций): унифицировала категории, присвоила коды UNSPSC, что сократило количество избыточных дублирующих позиций на 15%.
- Сокращение складских издержек: Реализовала программу по сокращению неликвидов и избыточных остатков. За счет внутреннего перераспределения материалов и настройки взаимозаменяемости высвободил до 25% ранее «замороженных» складских средств.

Администрирование и развитие ERP-систем
- Развитие систем: Обладаю глубоким знанием Oracle, 1С ERP, ДО. Адаптировала модули 1С под актуальные бизнес-требования, успешно провел миграцию данных и организовала тестирования при переходе на «1С:Предприятие», что обеспечило бесперебойную работу отдела снабжения.
- Техническая поддержка: Выполняла роль внутреннего администратора и консультанта по Oracle/1С для отдела снабжения (25+ человек), что снизило нагрузку на IT-департамент и ускорило решение операционных вопросов.

Аналитика и отчетность
- Внедрение отчетности: Разработала и внедрила регулярные отчеты для руководства и бизнес-единиц по ключевым показателям (KPI) отдела закупок (оборачиваемость, выполнение плана, динамика цен), что позволило принимать управленческие решения на основе данных.

Управление закупками и поставками.
- Обеспечивала бесперебойность производства, обрабатывая от 150+ заявок в месяц. Поддержание сроков отработки заказов до 2 дней, что обеспечило выполнение поставленной цели на 100%.
- Наладила эффективное взаимодействие с поставщиками, снизив количество просроченных поставок на 25% за счет системы четкого контроля и оперативной работы с отчетностями и поставщиками.
- Сократила складские остатки на 10% за счет внедрения системы взаимозаменяемости материалов и привлечения существующих позиций для новых нужд.

Работа с данными и системами Oracle.
- Автоматизировала формирование заказов на логистические услуги и закупку металлов (алюминий, сплавы), уменьшив ручной ввод данных на 100%, снизив количество ошибок.
- Реструктуризировала и унифицировала базу номенклатуры предприятия: систематизировала по категориям, присвоила коды UNSPSC, что позволило сократить дублирующие номенклатурные номера на 30%. Сократила время присвоение номенклатурных номеров по запросу с 5 до 3 дней.
- Обеспечила бесперебойную работу и развитие Oracle: проводила тестирования рабочих процессов, поддерживала пользователей, успешно проходила внутренние и внешние аудиты.

Аналитика и кросс-функциональное взаимодействие.
- Разработала и внедрила пакет регулярной отчетности для руководства и бизнес-единиц, что позволило сократить время на сбор данных для принятия решений.
- Активно взаимодействовала с производственными службами и европейским офисом для решения оперативных задач и оптимизации закупочных процессов, что улучшило согласованность в работе.

Управление закупками и развитие отдела.
- Создание и руководство отделом: Дальнейшее развитие отдел закупок (PSC) из команды 3 специалистов. Полностью разработала операционную модель: регламенты, должностные инструкции, систему KPI, что обеспечило прозрачность и управляемость процессов, обеспечив выполнение плановых показателей на 100%.
- Оптимизация ключевых процессов: Сокращение сроков отработки заказов на 70% (с 3 до 2 дней). Ведение и оптимизация базы номенклатуры товаров, путем корректного наименования и категорирования через внедрение UNSPSC-кодирования. Разработала алгоритм удаления номенклатурных номеров из системы и устранила 25% дубликатов, что повысило точность заказов и сократило справочник НН.
- Внедрение инструментов контроля: Разработка и успешное внедрение инструмента для снижения просроченных поставок, что позволило сократить количество просроченных заказов на 50% за полгода.

Обеспечение бесперебойности снабжения и кросс-функциональное взаимодействие.
- Работа с поставщиками и заявками: Обеспечивала бесперебойное снабжение производства, обрабатывая в среднем 150+ заявок ежемесячно, выполняя полный цикл от заказа до сопровождения поставки в сжатые сроки.
- Международная координация: Активно взаимодействовала с европейским руководством и отделами компании для оптимизации процессов закупки. Формировала систематическую отчетность по выполненным показателям перед европейским руководством.
- Аудит и соответствие: Участвовала в тестировании ключевых контрольных точек процессов для успешного прохождения всех процедур внутреннего и внешнего аудита на оценку 4.

Автоматизация в Oracle.
- Внедрение новых модулей: Автоматизировала критически важные направления: успешно перевела на полноценный цикл в Oracle закупку металла (алюминий, сплавы) и настроил автоматическое формирование заказов на логистические услуги. Автоматизировала 60% ручных операций закупщиков, высвободив больше времени для аналитической и стратегической работы.
- Развитие аналитической отчетности: Разработала и внедрила комплекс регулярных отчетов и дашбордов в Oracle, что обеспечило дирекцию по снабжению и бизнес-единицы оперативной аналитикой для принятия решений (работа через сводные таблицы, VPR, презентации ит.п.)
- Обучение и поддержка: Разработал учебные материалы и провел обучение для более чем 50 пользователей из различных служб, взяв на себя роль администратора и основного эксперта по системе Oracle, что снизило количество операционных ошибок.

Руководство и оптимизация процессов закупок.
- Создание и развитие отдела: С нуля создала и выстроила работу Отдела поддержки закупок (PSC), адаптировав лучшие практики европейского офиса. Внедрила новые процедуры и механизмы работы, что автоматизировало до 60% рутинных операций и сократило сроки обработки заказов с 4 до 2 дней (на 50%).
- Внедрение системы контроля: Разработала и внедрила инструмент, систему отчетности и контроля просроченных поставок, что позволило снизить количество инцидентов с просрочкой на 40% в сравнении с предыдущим периодом.
- Признание результатов: Под моим руководством отдел был удостоен награды CPO Award 2012 за выдающиеся результаты.

Аналитика данных и управление затратами.
- Отвечала за ведение и оптимизацию справочника номенклатуры (10 000+ позиций), что повысило точность заказов и сократило ошибки в поставках.

Операционная работа и кросс-функциональное взаимодействие.
- Координация закупок: Обеспечивала полный цикл формирования и сопровождения заказов (от заявки производства до приемки), работая с 50+ поставщиками. Достигала 98% своевременности поставок для критически важных позиций.
- Поддержка и обучение: Оказывала административно-техническую поддержку 20+ сотрудникам, провел обучение работе в Oracle для 30+ специалистов смежных отделов.
- Взаимодействие и аудит: Активно взаимодействовала со всеми службами завода (производство, логистика, финансы) для достижения общих KPI. Успешно проходила тестирования в рамках внутреннего аудита.

Управление номенклатурой и оптимизация запасов:
- Сократила цикл обработки новой номенклатуры ТМЦ с момента поступления до внесения в базу на 40% (с 7 до 4 рабочих дней) за счет оптимизации процедур согласования.
- Участвовала в проекте по снижению неликвидов и избыточных остатков, что привело к сокращению складских запасов на 20% за отчетный период.

Аналитика данных и система учета:
- Настроила и автоматизировала в Oracle еженедельные/ежемесячные отчеты для отделов снабжения, а также производства и финансов (более 10 регулярных форм), что сократило время их формирования вдвое.
- Консолидировала данные из смежных систем для формирования комплексной отчетности по запасам, что повысило скорость принятия управленческих решений.

Контроль и аудит:
- Организовала и провела более 4 инвентаризаций на складах различного профиля, достигнув рекордной точности учета (99,8%) и минимальных сроков сверки.
- Подготовила и успешно прошла 2 внешних и 4 внутренних аудиторских проверки. По итогам составила отчеты и планы корректирующих действий, что позволило устранить все существенные замечания в установленные сроки.

Административная поддержка и повышение эффективности руководства:
- Реорганизовала систему планирования (календарь, встречи, командировки) для директора, что позволило оптимизировать его рабочее время и увеличить количество эффективных встреч на 15%.
- Организовала и провела 10+ ежегодных стратегических мероприятий (совещания, митинги) и 30+ внутренних и внешних встреч с партнерами.

Ведение документации и отчетности:
- Наладила систему учета и контроля входящей/исходящей корреспонденции, что обеспечило 100% своевременность реакций на запросы.
- Подготовила более 30 отчетов и презентаций для руководства и акционеров на основе данных, собранных в результате взаимодействия с 10+ подразделениями завода.

Международная коммуникация и лингвистическая поддержка:
- Обеспечивала устный и письменный перевод на рабочих встречах и переговорах с иностранными коллегами и партнерами.
- Перевела и адаптировала техническую, юридическую и коммерческую документацию, что ускорило запуск новых проектов.
- Выступила единым центром поддержки для экспатов (10+ человек), ускорив их адаптацию и решив 100% административных вопросов, что положительно сказалось на их продуктивности.

Межфункциональная координация и управление закупками:
- Координировала совместную работу отдела с 2 зарубежными филиалами, выступая основным контактным лицом и обеспечивая выполнение общих KPI.
- Обеспечила 100% лингвистическую поддержку международных проектов.
- Координация с отделами завода 10+ единиц для решения операционных задач.
- Внедрила единый регламент внесения заявок в Oracle, обработала более 10 заявок на закупку для дирекции с нулевым уровнем ошибок.

- Обеспечивала комплексное лингвистическое и административное сопровождение иностранного топ-менеджмента в крупном строительном проекте (ТЦ «Мега»).
- Оптимизировала процесс работы с документацией: систематизировала переводы в Excel, создала глоссарий терминов, что сократило время на поиск информации на 20%.
Организовывала и лингвистически обслуживала все встречи руководства с партнерами (более 10 встреч), включая подготовку материалов, синхронный перевод и фиксацию договоренностей.