Руководитель отдела документооборота

от 80 000 до 100 000 руб.

Компания "Мультивход"

Уважаемый соискатель, благодарим за интерес, проявленный к вакансии.

Мы работаем на рынке слаботочных систем уже более 10 лет!
За это время ООО МультиВход зарекомендовало себя как надежного партнера для многих крупнейших федеральных компаний России. Кроме того, часть работ выполняем для республики Казахстан.
Наш основной профиль: проектирование и монтаж слаботочных систем (СКС, СКУД, ВН, СОТ,СГО и пр.).
Наш главный офис расположен в Московской области.

90% наших сотрудников работают дистанционно, находясь в любой точке России и мира. Мы будем рады видеть Вас в своей команде (Вы можете работать из любого региона, желательно! разница во времени с офисом не должна составлять более 1-го часа).

Обязанности:

• Контроль по проектам, отслеживание своевременности при прохождении этапов реализации проектов от стадии получения заявки на объект, до момента получения оплаты и закрытия объекта.
• Руководство организацией, планированием работы отдела (в отделе 2 человека+2 доп. сотрудника).
• Организация эффективного взаимодействия сотрудников между отделами для осуществления полного и качественного выполнения задач.
• Организация работы отдела на основе использования новейшей техники и технологий, прогрессивных методов и приёмов. Поиск и внедрение новых ресурсов/методик для хранения, структурирования, архивации, передачи информации/документов.
• Участие в разработке проектов бизнес-планов организации, обеспечение их согласования по вопросам организации работы отдела документооборота.
• Разработка инструкций/положений/обучения по ведению документооборота и организация их внедрения.
• Руководство организацией делопроизводства в структурных подразделениях/отделах, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной передачей дел в архив. Оптимизация процесса документооборота.
• Отчетность о проделанной работе и эффективности отдела.
• Выполнение персональных задач по запросу руководства.

Требования:

• Опыт работы в схожей сфере и на аналогичной должности от 1-го года.
• Грамотная устная и письменная речь, умение вести деловую переписку.
• Знание различных типов документов, опыт работы с Протоколами разногласий, Договорами, Соглашениями и пр.
• Знание правильных основ заполнения таких документов, как: УПД, С/Ф, Счет, Акт выполненных работ и пр.
• Знать и уметь работать в: Битрикс 24, Word и Excel.
• Наличие в Вашем портфеле реальных кейсов по успешной организации работы отдела, оптимизации процессов документооборота, внедрение новых методик, показавших свою эффективность.
• Умение отстаивать интересы отдела и компании в переговорах с заказчиками и подрядчиками.

Условия:

• Стандартный график 5/2 с понедельника по пятницу.
• Основной офис работает по графику с 9 до 18 по МСК (Вы можете находиться в любом часовом поясе, желательно +/- 1 час от московского времени).
• Наши специалисты настраивают весь пакет необходимых программ на Ваш ПК.
• Дистанционный формат работы.
• Обучение и поддержка опытного наставника на всех этапах работы.
• Официальное трудоустройство.
• Не рассматриваем работников-совместителей, т.к. объем обязанностей рассчитан на полный рабочий день.