Специалист по работе с документами

организация системы документооборота всей фирмы (изучение этапов прохождения документов, написание инструкции, введение ее в действие);
- осуществление приема и доставки корреспонденции (почта России, экспресс - службы);
- протоколирование производственных совещаний;
- работа с договорами поставщиков услуг и договорами поставки продукции;
- оказание помощи отделу кадров в поиске персонала и работе с документами.
- работа по поручению директоров фирмы.

-работа по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности офиса.
- работа с корреспонденцией (входящая, исходящая документация), почта.
- обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ канцелярии, воды, продуктов, контроль работы тех.служб (свет, электричество, уборщица и т.п.).
- работа с арендодателями (своевременное получение и выставление на оплату счетов на аренду помещений, охраны, уборки и т.п.).
- контроль сроков рассмотрения и представления структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечение их качественного редактирования.
- контроль за исполнением работниками офиса изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
- работа в 1С и excel с базами документооборота.
- работа с кадровыми документами (контроль правильности заполнения документов при оформлении, переводе, увольнении) отправка документов кадровику.
- работа с выдачей сим-карт сотрудникам, модемов, ноутбуков (обеспечение рабочего места)
- печать служебных материалов.
- организация приема посетителей.

Ведение документооборота организации – прием, регистрация, передача на резолюцию, доведение до исполнителя, контроль исполнения документов, отправка корреспонденции по почте, факсимильной связи, электронной почте. Работа с распорядительными документами (распоряжения администрации) – регистрация, оформление, доведение до исполнителей согласно листу рассылки, ведение электронной базы, предоставление информации по распорядительным документам в вышестоящие организации. Работа с электронным документооборотом. Оперативное хранение документов в течении пяти лет в организации. Поиск документов по запросам. Проверка оформления и грамматических ошибок документов. Предоставление отчетности за прошедший период.

Организация рабочего дня руководителя. Подготовка и оформление документов. Организация переговоров. Прием и распределение звонков. Заказ и бронирование билетов, гостиниц. Прием и распределение посетителей офиса. Выполнение поручений руководителя. Организация кофе-пауз.

Ведение делопроизводства организации (все виды справочной и организационно-распорядительной документации);
Ведение кадровой документации в полном объеме, в соответствии с ТК РФ (разработка необходимых нормативных актов, должностных инструкций); Подбор персонала на позиции.
Взаимодействие с начальником отдела продаж и юристом в отношении создания документов в сфере продаж.

Прием и распределение входящих звонков;
Работа со входящей и исходящей, внутренней документацией фирмы (приказы, служебные записки, протоколы, информационные письма);
Протоколирование совещаний.
Работа с клиентами офиса.
Создание локальной библиотеки как в электронном так и на бумажном носителе.

Ведение документации архива общества (составление описи дел, номенклатуры дел);
Организация хранения документов общества (правила оформления и подготовки к хранению); Систематизация, классификация документов в архиве.
Замещение секретарей структурных подразделений